Iedereen weet hoe je een ‘nog te doen’ lijstje maakt. Toch?
De meest voorkomende fout is dat er een ‘nog te doen’ lijstje met een willekeurige volgorde wordt gemaakt. Een lijstje zonder prioriteiten, die vervolgens van bovenaf wordt afgewerkt.
Volgens de ‘experts’ is dit de juiste manier:
– Schrijf alle taken op die nog gedaan moeten worden.
– Vermeld bij iedere taak hoeveel tijd nodig is om deze uit te voeren.
– Als een taak meer dan 1 uur tijd in beslag neemt, maak dan een onderverdeling van deze taak. Let er daarbij op dat ieder onderdeel van de taak maximaal 1 uur tijd in beslag mag nemen.
– Stel prioriteiten. Zet bij iedere taak hoeveel haast er mee is door een cijfer te geven van 1 tot 10. Cijfer 1: veel haast/dringend en cijfer 10: geen haast.
– Heeft het merendeel van de taken het cijfer 1 gekregen, dan is het noodzakelijk de taken nogmaals te beoordelen en de cijfers van prioriteit opnieuw toe te kennen.
Met bovenstaande stappenplan leer je prioriteiten te stellen!
Je hebt nu een actieplan. En nu?
– Begin met de taken die het cijfer 1 hebben gekregen.
– Gebruik een Time Timer om je tijd in de gaten te houden.
– Hou je aan je vastgestelde prioriteiten en de tijd die je er voor hebt uitgetrokken.
– Zijn alle taken met cijfer 1 afgehandeld? Ga dan verder aan de taken met cijfer 2, vervolgens 3, enz.
– Beoordeel regelmatig je ‘nog te doen’ lijst. Kloppen de toegekende cijfers (de prioriteit) nog?
Doel:
– Het leren stellen van prioriteiten.
– Geen stress meer doordat taken tijdig worden gedaan.
– Geen tijdsverlies meer, omdat onbelangrijke taken niet meer als eerste worden geregeld.
– Duidelijk overzicht en inzicht krijgen van alle ‘nog te doen’ taken.
Een Time Timer helpt bij het vasthouden aan het tijdschema. De Time Timer is er in diverse uitvoeringen.